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事業所に備え付けておかなければならない書類はどのようなものがありますか?

従業員をやとったら必ず事業所に備え付けておかなければいけない3大書類(最近は1から4を含めて4大書類といってもよいでしょう。10人以上は5大書類)が労働基準法で定められています。個人、法人関係ありません。必須です。監督署の調査のときはもちろん、労使紛争の際、雇用保険、社会保険の申請、調査、助成金の時もこれらは「当然のごとく」求められます。それぞれについて見ていきましょう。

1.労働者名簿(退社後3年保管要)・・・日々雇い入れられる人を除く

【絶対的記載事項】
氏名
生年月日
履歴
性別
住所
雇入の年月日
解雇又は退職の年月日及びその事由(死亡の場合はその原因)
従事する業務の種類(30人以上の事業の場合のみ)

2.賃金台帳(記入後3年間保管要)

【絶対的記載事項】
氏名
性別
賃金計算期間(日々雇われる人はいりません)
労働日数
労働時間数(管理・監督の地位にある人はいりません)
残業時間数・休日労働時間数、(上記同じ)深夜労働時間数(管理監督者の人も要)
基本給、各手当ごとの金額
賃金控除額

3.出勤簿(最後の記録がされた日から3年間)

始業・終業時刻が確認できるもの
労働時間の記録に関する書類等

4.労働条件通知書(退職後3年間保管要)

・労働契約の締結時に書面での交付が必要です。
【絶対的記載事項】(絶対に書かなければいけないこと)
労働契約の期間 
就業の場所及び従事すべき業務
始業及び就業の時刻 所定労働時間を越える労働の有無
休憩時間・休日・休暇並び交代制の場合は交替時に関すること
賃金の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締め切り、支払いの時期、昇給に関すること
退職(解雇の事由を含む)に関すること

【相対的記載事項】(決まっていれば明示しなければならないこと)

退職手当の定めが適用される労働者の範囲
退職手当の決定、計算、支払いの方法、退職手当の支払いの時期に関すること

臨時に支払われる賃金、賞与および最低賃金に関する事項

労働者に負担させる食費・作業用品その他に関する事項

安全・衛生に関する事項
教育、研修等の訓練に関する事項
災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
表彰・制裁の種類及び程度に関する事項
休職に関する事項

*パートタイマーの場合は昇給、賞与、退職金の有無の記載は必須 
  H27年4月より相談窓口の明示が追加
*有期雇用契約者については更新の有無、判断の基準は必須

4.就業規則(保存の定めなし)

・常時使用する労働者が10人以上の場合は作成・周知・監督署への届出が必要です。
・10人未満でも作成した場合は労働者への周知は必要です。

【絶対的記載事項】
始業及び就業の時刻
休憩時間・休日・休暇並び交代制の場合は交替時に関すること
賃金の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締め切り、支払いの時期、昇給に関すること
退職(解雇の事由を含む)に関すること

【相対的記載事項】

退職手当の定めが適用される労働者の範囲
退職手当の決定、計算、支払いの方法、退職手当の支払いの時期に関すること

臨時に支払われる賃金、賞与および最低賃金額の定めをする場合はこれに関する事項

労働者に負担させる食費・作業用品その他に関する事項

安全・衛生に関する事項
教育、研修等の訓練に関する事項
災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
表彰・制裁の種類及び程度に関する事項
その他、当該事業所の労働者の全てに適用される事項



その他にも結ばれている現在有効の労使協定
労働基準法以外の労働法令で定められている次の書類
 ■健康診断個人結果票(労働安全衛生法 5年間保存)
 ■公的保険手続書類(社会保険関係、労働保険関係 各法律にて定められた期間2~4年)

 ■助成金申請書類(厚生労働省関係 各助成金にて定められた期間 3~5年)
等があります。

 

(注)1、2、4、5がされていない場合は、30万円以下の罰金となっています。特に2.の賃金台帳に関しては、労働日数や労働時間数、残業・休日労働・深夜労働時間が書かれていないものが時々見受けられますが、賃金台帳として不備があると言われますので、注意してください。

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